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電郵沒落時(占飛)

By on October 8, 2016

本文作者占飛,為《信報》撰寫專欄「忽然文化」,此為節錄版,原文請按此

企業多以電郵互通消息,員工花上大量時間處理電郵,反而減低了工作效率。(網上圖片)

企業多以電郵互通消息,員工花上大量時間處理電郵,反而減低了工作效率。(網上圖片)

20歲以下的一代已視臉書為out,使用臉書的是「老餅」矣!皮尤(Pew)的調查顯示,20歲以下的一代,只有6%會經常電郵。

已成累贅之物

今時今日使用電郵的大多是白領——更累贅的說法是,在辦公室工作的受薪一族——他們卻以電郵為寇仇。何以故?根據科技市場推廣公司Radicati Group的調查,企業員工2010年每天閱讀、轉發給上司、同事和下屬、撰寫、回覆電郵達110封,2015年增至122封。《紐約客》雜誌編輯Emma Allen估計,她每天要處理近200封電郵。以上所計,只是跟工作有關的電郵。同事、朋友、家人的私人電郵,尚未計算在內。

要知道現時既可通電話,亦有apps,仍然要收發這麼多電郵,花掉多少時間?美國有調查顯示,企業員工每天花在電郵的工作時間,少則2小時,多達6小時。麥堅時(McKinsey)的報告則指,員工平均每天耗上三分一的辦公時間。由於企業現時多用電郵互通消息,員工不斷要查看收件匣有沒有新電郵。加州大學教授麥歌莉亞(Gloria Mark)的調查顯示:員工平均每天查看電郵77次。心理學家估計,每次放下手上的工作,查看收件匣內有沒有新電郵,哪些需要即時處理,都會令人分神,大概花上20至30秒才能集中精神,繼續處理手上的工作。

電郵費時失事

文學評論家費文(John Freeman)在他的著作《電郵的暴政》(The Tyranny of E-Mail: The Four-Thousand-Year Journey to Your Inbox)中慨嘆,電郵不再是員工的好幫手,反而變了暴君,牽着員工的鼻子走。上司來了電郵,你能不放下手上工作先答覆嗎?這不是增加了員工的工作壓力,減低了工作效率嗎?昔日,有什麼事情,通常會面對面談,至少通電話講,如今卻寫電郵、短訊、apps,假若辭不達意,還可能引起誤會,費時失事。為了應付堆積如山的電郵,員工往往三言兩語回覆了便算,給對方的感覺是沒有禮貌和冷漠。費文嗟嘆:「真諷刺!本是拉近人與人的工具,反而增加了隔膜。」

在這一期《大西洋》雜誌,專欄作家James Hamblin坦言,為了減少花在電郵上的時間,他鼓吹新的「電郵禮儀」(email etiquette),包括以下幾點:1)省回稱呼,什麼「親愛的」、「敬啟者」等全部省卻;2)毋須在結尾加上「祝好」,「加油」之類的說話;3)不要長篇大論,不要「敬語」,有話直說,毋須婉轉或委婉的道來。簡潔就是尊重。娓娓道來才是失禮,耗費收件者的時間去閱讀也。他還說,每封電郵不應超過3句,少過3句更好。可是,如此簡覆電郵,何不短訊、apps對方?後者必然出現在對方的手機上,對方不能抵賴沒有收到。寄電郵,對方不開郵箱,你便無法知道他到底有沒有看到。

費文更絕。他呼籲使用以下的「範文」回覆哪些無關痛癢的電郵:「技術問題,我可能永遠看不到你的電郵,若有要事,請給我電話。不便之處,敬請原諒。」

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