Xero Hubdoc雲端方案 助中小企提升營運效率
疫情下企業經營困難，對資金並不充裕的中小企打擊尤其深遠。中小企不論是經營模式還是工作流程都有所改變，要經常量入為出，關注自身的財政健康狀況，以便審視公司往後策略，快速應對市場轉變並滿足客戶需要。不過會計及簿記工作繁複，長久以來都需要交由專業人士負責，並且大多靠人手輸入，不單費時也易出錯。在數碼轉型的大趨勢下，互聯網及雲端技術已可取代傳統用紙張記錄財務資料的工序以及繁複的會計及簿記工作。
Xero透過其雲端會計解決方案建立蓬勃的生態系統，推動長期可持續發展和帶領創新文化的大趨勢，為中小企提供全方位的解決方案，協助他們處理會計工序並實時存取財務數據。Xero提供一個整合超過1,000款應用程式及連接至超過300間銀行或金融機構的生態系統，將所有財務資料集中在一個簡潔易用的平台，助中小企能夠更快作出明智的決策。
自動擷取關鍵財務資訊
以Xero的Hubdoc功能為例，用戶只要用手機拍下賬單和收據，或用電郵上載到Hubdoc平台，其內置的機器學習技術就能即時擷取當中的關鍵數據，包括供應商名稱、發票號碼及到期日等。Hubdoc會將這些資訊匯入其雲端會計系統，並儲下原檔供用戶日後參閱，助中小企更快及更準確地處理賬單和收據。加上平台擁有機器學習功能，輸入的數據愈多，準確度就愈高，辨識速度也愈快，為用戶節省50-70%時間。通過自動化及程式標準化提升營運效率，從而為企業增值。尤其是中小企沒有太多資源聘請資訊科技專才，透過Xero平台為企業進行數碼轉型，能確保小型企業及其顧問可縮短手動輸入數據的時間，減少收集和處理賬單、費用和其他文件的工序，以便他們集中精力擴展業務。
在功能方面，Hubdoc還有其他優點。用戶能在Hubdoc連接帳戶至重要的業務軟件及存取銀行交易紀錄，可以直接對帳，簡化企業的審核流程。Hubdoc同時與Dropbox、Google Drive、Box、Sharefile、SmartVault等各大雲端平台緊密連接，方便用戶將所有財務記錄儲存於雲端，不再需要擔心保管實體文檔，同時也符合稅務局保存業務紀錄最少7年的規定。
去年新冠疫情爆發，為中小企營運帶來衝擊。疫情期間因封關措施而未能與海外員工及客戶見面溝通，透過Hubdoc就能便利收集海外的財務文件，將所有財務資料集中在一個簡潔及易於使用的平台，打破了地域界限。
雲端專業團隊採用Hubdoc方案後，花在簿記及行政方面的時間大大減少。該集團的合伙人梁威勇表示：「在採用Xero前，客戶主要使用我們的內部數據庫儲存財務文件，並時常花費大量時間排序及搜索檔案。轉用Hubdoc後，只需輸入關鍵字句，即可搜尋相關文件，在處理數據方面節省了三成時間，令我們能專注持續創新 ，完善業務及專業諮詢服務。」
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