十個不可不知的企業應用科技

 

新創公司及中小企一般缺乏IT資源，需要利用低成本高效益的科技。但市場上有太多種類的軟件，良莠不齊，筆者在為自己的公司尋找合適軟件的過程中，篩選、測試了許多軟件，最後鎖定了一系列好的軟件與大家分享，讓大家節省時間。

一、個人資訊管理

個人資訊包括電子郵件、通訊錄、工作表、行事曆等。以前公司需要自行或找本地服務供應商添置伺服器和軟件，硬件成本及服務費不菲。現在可以簡單地利用如Google提供的企業個人資訊管理，收費廉宜甚至是免費，省了硬件的開支，服務質素高，全球通用，軟件不斷自動優化。

二、通訊工具

通訊包括了語音通話、視像會議、文件分享、即時短訊等。IP電話技術成熟，提供可接收來電的虛擬電話號碼，打出打入同樣方便，經常出差的朋友用IP電話猶如把號碼帶到全球任何可以上網的地方。Skype是有名的服務商，提供視像會議功能，如果需要更專業、多功能的網上小組工作會議，可以考慮Gotomeeting，除多人會議，更可以即時分享文件。即時短訊服務在電腦及手機應用有Skype、Google Talk、QQ等。

三、雲端儲存系統

公司需要儲存大量的電子文件，與不同部門員工共用，與公司外的相關人員分享，這些系統由公司內的伺服器提供存檔及分享服務。隨着互聯網的進步，員工可以在家甚至流動辦公室工作，電子文件的讀取、分享的要求愈來愈高，用量也愈來愈大，中小企業要有一流的設備才能滿足日常工作需要，很多雲端的儲存服務提供這樣的解決方案，收費便宜，可用性高，功能好又穩定，容量很大，按用量購買存量。服務商包括Dropbox、SugarSync、Google Drive和Skydrive。

四、項目管理

許多計劃涉及項目管理，需要公司內部或外部的人在不同崗位發揮最大的作用，團隊成員可能身處不同國家。要確保資訊及時分享，項目程序井井有條，進度得以量度跟蹤，通告事項傳遞無誤，是不容易的事情。網上有項目管理服務可以按用量收費，例如項目數量、參與人數、電子文件存量等，其中BaseCamp是一個較多人認識的服務商。

五、社交網站互動

面對客戶提供及時產品資訊，執行宣傳活動等都需要通過社交網絡來接觸客戶和服務對象，大眾常用的有Facebook、Twitter、Linkedin等，內地的人人網、新浪微博、騰訊微博等，公司需要服務分散在多個社交網的客戶，需要人手來應付資料更新。

六、網上銷售及宣傳

客戶在網上搜尋器尋找服務或產品，商戶可以通過兩個方式在搜尋器上出現，讓客戶看到產品或商店資料，第一是購買關鍵字，當準客戶輸入指定的關鍵字時，廣告推廣訊息及網址便會出現在贊助商欄，第二是通過搜尋器優化，當準客戶輸入某些關鍵字，商戶的網站與關鍵字最為相關，因此排在搜尋結果的最前面。購買關鍵字方面可以用Google的Adwords，Bing或Yahoo，另外用Google Analytics來監察、評估廣告及搜尋器優化的效能。

七、客戶關係管理

面對大量的客戶及準客戶的資料數據，需要專業的系統來儲存及處理，有效地進行營銷推廣活動，把不同的準客戶分派給不同的營業員，準確地量度銷售策略的成效，準客戶變成客戶的轉化率等，不斷改良營業方法及衡量員工的生產力，達到良性競爭，網上的客戶關係管理服務包括Salesforce.com。

八、知識管理

公司不斷創造新的知識和大量的資料，要管理龐大的資訊及有效地在員工之間分享，許多資料是從網上收集，輕易得來但多至無法處理。從網頁收集的資料帶有很多不相關的訊息，如廣告、網站導航等。知識管理方案必須能夠處理照片、聲音等檔案。Evernote可以管理大量的資料、分門別類，輕易及有選擇性地與別人分享，同步到不同的電腦、手機及平板電腦。

九、概念/構想管理

我們有無數的想法、概念和計劃，思緒在腦海中，不知怎樣記錄及整理，「思維導圖」（mind map）的軟件針對這個需要，把一個概念記下來，將相關的重點及支點有井有條地連結起來，可以清晰地表達及容易地修改。軟件商包括Mindmeister、Freemind等。

十、辦公室無紙化

公司要處理很多紙張文件，要做到無紙化需要快速的掃描機，更要軟件的配合，加入索引方便搜尋，自動同步到雲端及其他地方儲存及分享，可以考慮用Scansnap。

科技一日千里，新創公司及中小企要善於利用小而巧的優勢，用新科技克敵制勝。

作者為香港中文大學創業研究中心項目總監

[圖：nvidia.corporation CC Licensed]

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